Klient nie podpisał odbioru, a wierzyciel chce datę wpłaty. Co mu napisać?

MalyBiznesMarek 09.07.2026

Prowadzę małą firmę usługową i kończę właśnie większy temat u klienta. Robota jest zrobiona, klient przez telefon mówił, że wszystko jest ok, ale protokół odbioru nadal nie jest podpisany. U nich to podobno musi przejść przez kierownika i księgowość, więc od kilku dni słyszę tylko, że dokument jest w obiegu. Mam przy tym ugodę z wierzycielem po starej firmowej zaległości. Wierzyciel już pyta o konkretną datę wpłaty, a ja liczyłem właśnie na ten przelew od klienta. Bez podpisanego odbioru nie wiem, czy pieniądze będą za dwa dni, czy za tydzień. Nie chcę strzelać datą, bo jak klient znowu przeciągnie podpis, to będę wyglądał jeszcze gorzej. Jak byście to napisali wierzycielowi? Wprost, że płatność zależy od podpisu odbioru u klienta, czy krócej, że mam opóźniony wpływ i dam znać konkretnego dnia? Mieliście tak, że praca była wykonana, ale jeden papier blokował płatność?

Rozmowa

Dyskusja

15 komentarzy

KasiaCzyta

Masz od klienta cokolwiek na mailu, że nie mają uwag? Bo brak podpisu przy ustnej akceptacji to jedno, a brak podpisu przy możliwych poprawkach to już trochę inna rozmowa.

MalyBiznesMarek

Odpowiedź do: KasiaCzyta

Mam maila od osoby po stronie klienta, że nie mają uwag do wykonania. Nie ma tam słowa odbiór, bardziej że temat został przekazany do formalnego zamknięcia. Przez telefon powiedzieli mi, że księgowość nie puści płatności bez podpisu kierownika, a kierownik jest teraz poza biurem.

WaldekUgoda

Odpowiedź do: MalyBiznesMarek

To po tym doprecyzowaniu ja bym tym bardziej nie dawał daty wpłaty. Masz maila, że nie ma uwag, ale nie masz podpisu i nie masz pieniędzy na koncie. Czyli jesteś jeszcze w połowie drogi. Napisałbym, że środki na ratę są powiązane z płatnością od kontrahenta, a ta czeka na formalne zamknięcie odbioru. Brzmi mniej ładnie niż konkretna data, ale przynajmniej jest prawdziwe. I lepiej podać dzień kolejnej aktualizacji niż dzień przelewu, którego nie jesteś pewien.

LeszekKsiegowy

Ja bym tego nie mieszał w jedną wielką historię, bo wierzyciela raczej nie obchodzi cały obieg papierów u Twojego klienta. Masz wykonaną pracę i czekasz na formalny odbiór. Osobno masz termin raty, którego nie chcesz obiecać bez pewnego wpływu. W mailu nie pisałbym więc, że pieniądze będą na pewno konkretnego dnia. Bardziej bym napisał, że spłata jest zależna od zatwierdzenia odbioru i że wrócisz z informacją wtedy i wtedy. To nadal jest jakaś konkretna deklaracja, tylko nie udaje, że kontrolujesz przelew od klienta.

JarekZeSklepu

Miałem coś podobnego ze stałym klientem, tylko u mnie chodziło o dostawę wyposażenia. Towar już u nich stał, kierownik mówił przez telefon, że wszystko pasuje, a podpis na dokumencie wisiał chyba tydzień. Do wierzyciela napisałem wtedy normalnie, że czekam na zatwierdzenie odbioru u kontrahenta i nie chcę podawać daty z powietrza. Dopisałem, że w piątek odezwę się z informacją, nawet jeśli przelew jeszcze nie dojdzie. Nie było jakiejś wielkiej radości po drugiej stronie, ale przynajmniej nie było ciszy. Tylko nie pisałem, kto u klienta zawalił papier, bo to już brzmi jak zrzucanie winy.

KrzysiekFaktury

Ja bym dał wierzycielowi krótką informację, bez opisywania całego łańcucha u klienta. Usługa wykonana, płatność jest na etapie formalnego odbioru, więc dziś nie możesz potwierdzić daty wpływu. Do tego jedna data, kiedy dasz aktualizację, na przykład po ponownym kontakcie z klientem. Im więcej szczegółów dopiszesz, tym łatwiej potem ktoś złapie się jednego zdania.

MartaZKrakowa

Ja bym tylko nie skreślała całkiem widełek, jeśli klient powiedział Ci, kiedy kierownik wraca albo kiedy dokument ma być ruszony. Nie jako twardą obietnicę, raczej jako ostrożne spodziewam się informacji do tego dnia. I jeśli masz możliwość wpłacić teraz jakąś małą część raty, to czasem taka wpłata plus krótka informacja wygląda lepiej niż samo czekanie.

Rafal72

Odpowiedź do: MartaZKrakowa

Widełki tylko, jeśli klient naprawdę podał coś konkretnego. Jak to jest bardziej Twoje życzenie niż informacja od nich, to bym tego nie wpisywał.

Anka1984

Odpowiedź do: Rafal72

Rafal ma rację z datą, ale częściowej wpłaty bym od razu nie wrzucała do kosza. Daty nie obiecuj, jeśli klient nic konkretnego nie powiedział. Ale jeśli masz realnie jakąś mniejszą kwotę i jej wpłata nie rozwali Ci bieżącej roboty, to można ją wysłać i osobno napisać, od czego zależy reszta. To nie daje gwarancji, że wierzyciel będzie zadowolony, jasne. Tylko pokazuje, że nie siedzisz cicho i nie czekasz biernie na podpis.

PiotrMajster

Przy wykonawce takie protokoły potrafią leżeć bez żadnego sensu, mimo że ludzie już normalnie korzystają z tego, co zrobiłeś. Ja na początku tłumaczyłem wierzycielom całą kuchnię: kto jest na urlopie, kto komu nie oddał dokumentu, kto ma podpisać. Potem sam widziałem, że to brzmi jak wymówka, nawet jeśli było prawdą. Teraz napisałbym prościej, że zlecenie jest zakończone i czeka na formalny odbiór, więc nie chcesz podawać niepewnej daty. Maila od klienta, że nie ma uwag, trzymaj dla siebie w razie czego. Wierzycielowi nie wysyłałbym całej korespondencji z klientem, bo zrobi się z tego drugi temat.

BasiaBudzet

Ja bym uważała, żeby nie zrobić z tego maila o całej kondycji firmy. Wystarczy, że masz konkretny wpływ, który opóźnia się przez formalny odbiór, i że dasz znać po kontakcie z klientem. Jak dodasz za dużo tła, rozmowa może zejść na wszystkie Twoje płatności, a nie na jedno zlecenie. Sama kiedyś tak napisałam za szeroko i potem żałowałam, bo zaczęły się pytania o rzeczy, których wcale nie chciałam otwierać.

Bartek_90

Też bym nie pisał za dużo. Raz wysłałem taki elaborat i tylko dołożyłem sobie nowych pytań od drugiej strony.

WaldekUgoda

Przy ugodzie pilnowałbym jeszcze jednej rzeczy: ślad kontaktu przed terminem albo od razu, jak widzisz problem. Jak poczekasz do dnia po terminie, aż wierzyciel sam zapyta, to zwykle wygląda to gorzej. Ale ten ślad nie musi być obietnicą konkretnego dnia wpłaty. Może być zwykła informacja, że masz z czego zapłacić, tylko wpływ zależy od formalnego odbioru u klienta.

MartaZKrakowa

No właśnie, widełki tylko z jakiejś podstawy, nie z przeczucia. Inaczej za trzy dni masz drugi problem, bo sam podałeś termin.

KrzysiekFaktury

Dla mnie najlepiej brzmi prosto: zlecenie wykonane, formalny odbiór w toku, aktualizacja po kontakcie z klientem. Bez daty, której nie masz w ręku.