Wierzyciel prosi o jeden brakujący skan. Jak go dosłaliście, żeby nie zginął?

Magda33 25.06.2026

Mam już zaczętą sprawę u wierzyciela i po kilku mailach dostałam krótką wiadomość, że brakuje im jednego skanu. To jest jedna strona dokumentu, nic wielkiego, ale boję się, że jak wyślę sam załącznik bez opisu, to potem zginie gdzieś między wcześniejszymi wiadomościami. Z drugiej strony nie chcę znowu wysyłać całego kompletu, bo już raz im to szło. Myślę, czy odpisać w tym samym wątku, dopisać numer sprawy w treści i poprosić tylko o potwierdzenie, że skan doszedł. Jak to robiliście u siebie, żeby później nie było tekstu, że czegoś jednak nie dosłaliście?

Rozmowa

Dyskusja

15 komentarzy

Marek72

Ja bym nie zakładał nowego maila. Odpisałbym na ten, w którym proszą o skan, bo raz wysłałem osobno i potem sam tłumaczyłem, do czego to było.

KasiaCzyta

A oni napisali, w jakim formacie chcą ten skan? I to przyszło jako odpowiedź w starej korespondencji czy jako całkiem osobny mail?

Magda33

Odpowiedź do: KasiaCzyta

To przyszło jako odpowiedź na mojego wcześniejszego maila, więc wątek już jest. Formatu nie podali, tylko że brakuje czytelnego skanu tej jednej strony. Mam zdjęcie z telefonu i mogę z tego zrobić PDF, tylko właśnie nie wiem, czy kombinować, czy wysłać najprościej.

LeszekKsiegowy

Odpowiedź do: Magda33

Skoro to jest odpowiedź w istniejącym wątku, to ja bym się tego trzymał. Napisałbym normalnie, że w załączeniu dosyłasz czytelny skan brakującej strony, o którą prosili w poprzedniej wiadomości. Plik nazwałbym prosto, najlepiej z datą i krótkim opisem, żeby za jakiś czas było wiadomo, co to było. Jeśli masz zdjęcie i PDF, wysłałbym tę wersję, która jest czytelniejsza, a nie obie naraz. Do tego jedno zdanie z prośbą o potwierdzenie, że załącznik dotarł. Bez dopisywania od razu pytań o decyzję, bo to tylko domknięcie braku.

WaldekUgoda

U mnie wystarczyło dosłać sam brakujący załącznik. W treści napisałem tylko, że dosyłam brak z poprzedniej wiadomości i proszę o potwierdzenie, czy plik dotarł. Odpowiedź przyszła dopiero po dwóch dniach, więc bez szału, ale przynajmniej wszystko było w jednym ciągu maili. Ja bym nie robił z tego wielkiego pisma.

BasiaK

Sprawdź tylko po wysłaniu, czy załącznik naprawdę poszedł. U mnie kiedyś mail wyglądał normalnie, a plik nie przeszedł, bo miałam zdjęcia w za dużej jakości. Teraz po wysłaniu wchodzę w wysłane i otwieram załącznik z własnego maila. Minuta roboty, a potem mniej nerwów.

KrzysiekFaktury

Ja przy takich plikach daję w nazwie datę i dwa słowa opisu. Bez udziwnień i raczej bez polskich znaków, bo różne skrzynki dziwnie to pokazują. Potem jak szukasz po mailu, od razu widać, co było wysłane. Niby drobiazg, ale mnie już parę razy uratował.

PawelK

Ja kiedyś wysłałem jeszcze raz cały komplet, bo bałem się, że będą mieli pół dokumentów tu, pół tam. Przeszło, ale potem sam miałem bałagan w wysłanych i nie wiedziałem, która paczka była tą ostatnią. Przy jednym braku chyba bym już tego nie robił. No chyba że sami napisali, żeby poszedł komplet.

MartaW

Odpowiedź do: PawelK

PawelK, ja właśnie przy komplecie bałabym się, że ktoś zacznie porównywać stare i nowe załączniki zamiast po prostu odhaczyć brak. Jeśli proszą o jedną stronę, to wysłałabym jedną stronę i jasno napisała, że to jest brakujący skan do poprzedniego maila. Wtedy nie ignorujesz ich prośby, ale też nie dorzucasz im kolejnej paczki dokumentów. Jak sami proszą o komplet, to wiadomo, inna sprawa.

AsiaNaRatach

Odpowiedź do: MartaW

Też bym nie dosyłała kompletu, jeśli pytają o jeden brak. Do tego, co napisała MartaW, dorzuciłabym tylko prośbę o potwierdzenie, że załącznik dotarł i jest czytelny. Nie pytałabym w tym samym mailu, kiedy będzie decyzja albo co dalej, bo wtedy odpowiedź potrafi się rozmyć. Krótki temat łatwiej im chyba odhaczyć.

JacekZWarsztatu

U mnie zdjęcie z telefonu niby było czytelne, ale odpisali, że wolą PDF. Teraz od razu robię jeden plik PDF, mniej się potem rozjeżdża.

ElaZeszyt

Ja sobie przy takich dosyłkach zapisuję w zeszycie datę, godzinę i nazwę pliku. Brzmi staroświecko, wiem, ale jak ktoś po miesiącu mówi, że czegoś nie ma, to przynajmniej wiem, gdzie szukać. Mail zostawiam w wysłanych, plik wrzucam do folderu z nazwą wierzyciela. Tyle, bez wielkiego systemu.

Renata1979

W treści dałabym jedno zwykłe zdanie, co dokładnie jest w załączniku. Nie żaden wzór pisma, tylko po ludzku, żeby ktoś po drugiej stronie od razu wiedział, że to ten brak.

Marek72

Możesz też zrobić zrzut ekranu z wysłanego maila, żeby było widać załącznik. To nie jest żaden cudowny dowód, ale datę i godzinę łatwo potem sprawdzić.

WaldekUgoda

U mnie najlepiej zadziałało spokojne podejście, bez dokładania kolejnych tematów do maila. Odpisałem w tym samym wątku, bo tam już był numer sprawy i wcześniejsze ustalenia. W treści napisałem tylko, że dosyłam brakujący skan, o który prosili. Plik nazwałem datą i nazwą dokumentu, a kopię zostawiłem sobie w folderze. Potwierdzenie przyszło później, ale nie musiałem już niczego szukać. Najgorsze jest wysłać pięć różnych wersji, bo potem sam człowiek nie wie, co finalnie poszło.