Program do faktur zablokują mi za zaległy abonament. Dzwonić czy wpłacić część?

Ile masz dokładnie czasu do blokady? I czy to był zwykły automat z przypomnieniem, czy ktoś już pisał normalnie z obsługi? Przy automacie czasem da się jeszcze spokojnie pogadać, tylko dobrze mieć pod ręką numer klienta albo faktury z maila.

To jest automat, żadnej ręcznej wiadomości jeszcze nie było. W mailu mam termin do piątku, a całość będę miał raczej we wtorek albo środę, jeśli klient zrobi przelew tak jak obiecał. No i właśnie tu mam zgrzyt. Jak zadzwonię i powiem, że teraz mogę tylko część, to boję się, że zabrzmię jak ktoś, kto tylko przeciąga.

Przy takim układzie ja bym po telefonie poprosiła o krótkiego maila zwrotnego. Nie żadne pismo, tylko potwierdzenie, że przyjmują część i że masz czas do tej konkretnej daty. Telefon jest dobry, bo szybki, ale potem zostajesz tylko ze swoją notatką. A skoro na razie masz automat, to tym bardziej warto mieć ślad, że ktoś z obsługi faktycznie spojrzał na konto.

Ja bym nie czekała do dnia blokady. Telefon wcześniej jest mniej niezręczny niż tłumaczenie się, jak już odetną dostęp.

Miałem podobnie z programem do zleceń w warsztacie. Niby nieduża rzecz, ale jak dostęp znika, to od razu robi się bałagan. Zadzwoniłem dwa dni przed blokadą i powiedziałem prosto, że dziś mogę puścić część, a resztę w konkretnym dniu. Nie byli zachwyceni, ale dali mi parę dni. U mnie lepiej zadziałało krótkie postawienie sprawy niż opowiadanie pół historii firmy.

Ja bym przed telefonem sprawdził jeszcze, czy masz pobrane najpotrzebniejsze rzeczy z programu: faktury kosztowe, wystawione dokumenty, dane klientów, coś co może być potrzebne w najbliższych dniach. Nie dlatego, że od razu zakładam czarny scenariusz. Po prostu jednodniowy brak dostępu w małej firmie potrafi głupio przeszkodzić, zwłaszcza jak klient akurat prosi o fakturę albo korektę. Miałem kiedyś taką sytuację i potem szukałem numerów po mailach, zamiast normalnie pracować. Do operatora mówiłbym spokojnie: jest zaległość, dziś idzie część, reszta po wpływie w konkretnym terminie. Bez straszenia regulaminem i bez robienia z tego sporu, bo to zwykle tylko pogarsza ton rozmowy.

A jaką część możesz teraz wysłać tak naprawdę, bez ruszania innych firmowych płatności? Bo jak wpłacisz coś tylko po to, żeby lepiej wyglądało w rozmowie, a potem zabraknie ci na paliwo albo materiały, to problem wróci bokiem. Ja bym zaczęła od kwoty, którą realnie możesz puścić dziś albo jutro.

Tak na spokojnie to mogę wysłać około jednej trzeciej zaległości, może minimalnie więcej. Jak dam więcej, to już jadę na styk z resztą tygodnia. Pełna kwota powinna wejść po przelewie od klienta, tylko on już raz przesunął termin. Dlatego mam opór przed mówieniem operatorowi, że we wtorek na pewno zamknę temat, skoro tych pieniędzy jeszcze nie widzę.

Skoro klient już raz przesunął termin, to ja bym nie mówił operatorowi, że we wtorek na pewno zamykasz całość. Lepiej powiedzieć, że dziś robisz jedną trzecią, a resztę dopłacisz po wpływie, z datą najpóźniejszą, którą naprawdę jesteś w stanie utrzymać. To brzmi mniej efektownie, ale jest bezpieczniejsze. Najgorzej rzucić termin tylko po to, żeby ktoś się odczepił, a potem drugi raz świecić oczami.

Nie czekałbym do piątku. Jak narzędzie jest potrzebne do roboty, to jeden dzień blokady robi więcej szkody niż ten telefon.

W sklepie miałem kilka takich małych abonamentów i każdy osobno wyglądał niewinnie. Dopiero jak dwa albo trzy schodziły się w jednym tygodniu, to robiło się nerwowo. Najgorzej było wtedy, kiedy czekałem, aż sytuacja sama się poprawi, bo zwykle poprawiała się dzień za późno. Przy jednym systemie powiedziałem, że dziś pójdzie część, a reszta po rozliczeniu utargu z weekendu. Nie obiecywałem porannego przelewu ani cudów, tylko podałem dzień, do którego powinienem to zamknąć. Chyba dlatego rozmowa była normalna, bo po drugiej stronie usłyszeli plan, a nie bajkę. Nie zawsze to zadziała, ale przed blokadą rozmawiało się dużo łatwiej niż po niej.

Przed telefonem zapisz sobie kwotę, którą możesz wpłacić, termin dopłaty i numer z przypomnienia. Po rozmowie dopisz imię osoby, jeśli się przedstawi. Niby banał, ale potem nie odtwarzasz wszystkiego z głowy.

U mnie odkładanie telefonu zawsze było gorsze niż sama rozmowa. Nawet jak odpowiedź była taka sobie, to przynajmniej wiedziałam, na czym stoję.

I miej pod ręką ten numer z przypomnienia. Jak obsługa od razu znajdzie konto, to mniej czasu idzie na tłumaczenie całej historii od początku.