Dwa działy proszą mnie o te same dokumenty. Wysyłać je drugi raz?

Magda33 26.09.2026

Jestem w trakcie ustalania ugody. Na początku tygodnia jeden dział poprosił mnie o uzupełnienie dokumentów, więc wysłałam wszystko tego samego dnia. Mam automatyczne potwierdzenie, że mail dotarł. Dzisiaj odezwał się drugi dział tej samej firmy i chce dokumentów opisanych właściwie tak samo. Nie napisali, że czegoś brakowało ani że tamten mail zaginął. Teraz nie wiem, czy po prostu wysłać cały komplet jeszcze raz. Trochę boję się, że potem będą mieli dwie kopie i którąś potraktują jako nowszą wersję. Z drugiej strony nie chcę tej wiadomości zostawić bez odpowiedzi. Mieliście tak? Odsyłaliście wszystko ponownie z dopiskiem o pierwszej wysyłce, czy najpierw prosiliście, żeby sprawdzili między działami?

Rozmowa

Dyskusja

15 komentarzy

Marek72

Miałem tak i akurat była to wiadomość z automatu. Odpisałem rano, a po południu i tak przyszło przypomnienie, bo pierwszego maila jeszcze nie odnotowali.

KasiaCzyta

A numer sprawy w obu mailach jest ten sam? Zerknij też, czy lista naprawdę zgadza się słowo w słowo, bo czasem różni się jednym okresem albo stroną. Drugi mail nie wygląda na automat, jakiś no-reply albo standardowy dopisek na dole? Bez tego trudno zgadnąć, czy ktoś faktycznie nie widzi plików.

Magda33

Odpowiedź do: KasiaCzyta

Numer jest ten sam, lista po porównaniu też. Tylko podpisy są z dwóch różnych działów, a w drugim mailu ani słowa o pierwszej wysyłce.

PiotrW

Odpowiedź do: Magda33

To, że podpisały się dwa działy, jeszcze nie znaczy, że to dwie osobne prośby. Skoro numer i lista się zgadzają, zobacz raczej, czy w obu mailach tak samo opisali, po co chcą ten komplet.

PiotrW

Ja patrzyłbym najpierw na treść, nie na stopkę. U mnie każdą automatyczną wiadomość podpisywał ktoś inny.

ElaZeszyt

Miałam prawie to samo i na początku też chciałam po prostu kliknąć „wyślij” jeszcze raz. Potem pomyślałam, że zrobi się jeszcze większy bałagan. Odpisałam, że komplet poszedł konkretnego dnia, i wkleiłam nazwy plików z tamtej wiadomości. Zapytałam, czy czegoś im brakuje. Dopiero wtedy napisali, że załączników nie ma w ich części systemu. Wysłałam więc dokładnie te same pliki, bez zmieniania nazw. Później łatwo było zobaczyć, że to kopia, a nie jakaś kolejna wersja.

AniaM

Nie puszczałabym dokumentów z danymi do kolejnych skrzynek tylko dlatego, że przyszedł drugi mail. Najpierw upewniłabym się, że to na pewno ta sama sprawa.

MalyBiznesMarek

U mnie niestety to nie był automat. Miałem dokumenty firmowe i wyszło, że jeden zespół zbiera papiery do oceny, a drugi już prowadzi dalszą część sprawy. Tyle że nikt nie przekazał załączników dalej. Przez dwa dni słyszałem tylko, że mam pytać w drugim dziale. W końcu wysłałem pliki ponownie i dopisałem, że są kopią maila z konkretnego dnia, bez żadnych zmian. Dorzuciłem też informację, że wcześniej dostałem potwierdzenie odbioru. Dopiero wtedy ktoś napisał, że komplet już widzi. Głupia robota dwa razy, ale u mnie okazała się szybsza niż dalsze telefony.

KrzysiekFaktury

Ja bym tylko nie pisał, że to korekta, skoro w plikach nic się nie zmieniło. Kiedy wysyłałem drugi raz, zostawiłem stare nazwy i podałem datę pierwszego maila. Było wtedy jasne, że to zwykła kopia. Te dopiski „wersja 2” robią potem więcej zamieszania niż pożytku.

BasiaK

Na razie nie załączałabym ich ponownie. Najpierw odpisałabym, kiedy komplet już poszedł, i poprosiła o sprawdzenie.

WaldekUgoda

W podobnej sytuacji wysłałem komplet drugi raz i w pierwszym zdaniu podałem datę starego maila. Nie było potem pytań o wersje, bo napisałem, że pliki są te same. Gdyby coś się zmieniło, pewnie dosłałbym tylko ten jeden dokument. U Ciebie wszystko jest identyczne, razem z datami?

Magda33

Odpowiedź do: WaldekUgoda

Nie, nic się nie zmieniło, nawet daty są te same. Martwi mnie tylko, że jedna kopia trafi do jednego działu, druga do drugiego i ktoś uzna tę drugą za poprawkę. Wolałabym dostać jedno potwierdzenie, że wszyscy widzą ten sam komplet.

KrzysiekFaktury

Odpowiedź do: Magda33

Skoro nic się nie zmieniło, to ja bym tego w ogóle nie nazywał poprawką. Napisałbym raczej „ponownie przesyłam pliki z maila z dnia...” i zostawił stare nazwy. Wtedy ktoś po drugiej stronie nie musi zgadywać, czy coś poprawiałaś.

MartaW

Sprawdź jeszcze, czy pod tymi samymi nazwami nie proszą o inny okres. U mnie „wyciąg z konta” raz oznaczał ostatni miesiąc, a w drugim mailu trzy miesiące, chociaż lista wyglądała tak samo. Różnica była dopiero niżej w treści. Jeśli tu zakres też się zgadza, to faktycznie wygląda na zdublowaną prośbę.

Lukasz_87

Ja akurat wysłałem drugi raz, bo wyjaśnianie trwało dłużej niż ponowne dodanie trzech plików. Tyle że miałem mały komplet i nic się w nim nie zmieniło.