Klient chce korekty faktury i zapłaci mniej. Jak to pokazać wierzycielowi?

MalyBiznesMarek 05.09.2026

Prowadzę małą firmę usługową i mam jedną ugodę, którą spłacam co miesiąc. W tym miesiącu ratę policzyłem sobie pod fakturę dla stałego klienta, bo miała wejść prawie cała kwota i z tego miała pójść spłata. Dzisiaj klient napisał, że część pracy reklamuje, chce korekty i na razie przeleje mniej. Nie jest tak, że nie zapłaci wcale, ale wpływ będzie niższy o jakieś 1800 zł niż zakładałem. Termin raty mam za kilka dni i nie wiem, jak to pokazać wierzycielowi, żeby nie wyglądało jak wymówka. Wysyłaliście w takiej sytuacji mail od klienta, własne krótkie wyjaśnienie, czy czekaliście aż pieniądze faktycznie wejdą?

Rozmowa

Dyskusja

15 komentarzy

KrzysiekFaktury

Masz od klienta jasno napisane, jaką kwotę uznaje i kiedy ją przeleje? Bo inaczej brzmi „klient coś kwestionuje”, a inaczej „mam mail, że zapłaci tyle i tyle do konkretnego dnia”. Wierzycielowi raczej nie pokazywałbym całej wymiany, ale jakiś ślad na piśmie bym zostawił.

MalyBiznesMarek

Odpowiedź do: KrzysiekFaktury

Mam maila od klienta, że uznaje kwotę niższą o te 1800 zł i że przelew tej uznanej części ma wyjść w poniedziałek. Formalnej korekty jeszcze nie wystawiłem, bo chcę najpierw zamknąć z nim zakres reklamacji. W planie dla wierzyciela nie podawałem numeru faktury, tylko ogólnie pisałem, że mam wpływ od klienta w tym tygodniu.

LeszekKsiegowy

Odpowiedź do: MalyBiznesMarek

To bym wierzyciela nie wciągał w cały spór z klientem. Wystarczy chyba napisać, że planowany wpływ z faktury będzie niższy, bo klient potwierdził częściową płatność po reklamacji. Do tego kwota i przewidywana data wpływu. Maila od klienta zostawiłbym na później, gdyby poprosili, bo sama korekta faktury to już jest sprawa między tobą a klientem.

BasiaBudzet

Ja bym się już nie trzymała starej kwoty raty, jeśli wiesz, że wpływ będzie mniejszy. Gorzej wygląda obiecana pełna wpłata i potem tłumaczenie po terminie. Tylko napisz ostrożnie, że zmienił się spodziewany wpływ, a nie że na pewno wyrównasz wszystko konkretnego dnia.

JarekZeSklepu

Miałem podobnie, tylko u mnie klient uznał część dostawy, a resztę chciał odjąć po oględzinach. Na początku się upierałem, że faktura jest wystawiona i nie będę nic ruszał w rozmowie z wierzycielem. Tyle że to tylko robiło większy bałagan. W końcu napisałem krótko, że spodziewany wpływ będzie niższy, bo klient zatwierdził płatność częściową po reklamacji. Nie tłumaczyłem całej historii z klientem. Podałem kwotę, którą realnie miałem dostać, i datę z maila, i poszło spokojniej niż udawanie, że nic się nie zmieniło.

PiotrMajster

A możesz puścić chociaż część raty teraz? Czasem mała wpłata wygląda lepiej niż samo tłumaczenie.

MalyBiznesMarek

Odpowiedź do: PiotrMajster

Mogę puścić mniej więcej jedną trzecią raty z tego, co mam teraz. I tu właśnie się waham, czy pisać przed terminem i od razu zrobić ten przelew, czy poczekać do poniedziałku na klienta.

MartaZKrakowa

Skoro wierzyciel nie znał numeru tej faktury ani konkretnej kwoty, to masz trochę luźniej. Tylko nie pisałabym za ogólnie, bo wtedy może to wyglądać jak zwykłe przesuwanie terminu. Ważne też, czy te 1800 zł rozwala całą ratę, czy tylko jej kawałek. Inaczej brzmi prośba o zmianę raty, a inaczej uprzedzenie, że wpłata będzie mniejsza.

WaldekUgoda

U mnie przy ugodzie najlepiej wychodziło uprzedzanie przed terminem. Raz czekałem do ostatniego dnia, bo kontrahent miał jeszcze coś dopłacić po poprawkach i liczyłem, że się wyrobi. Nie wyrobił się, a wierzyciel widział tylko brak pełnej raty. Następnym razem napisałem dwa dni wcześniej, że wpływ będzie niższy, ile mogę wpłacić od razu i kiedy odezwę się po reszcie. Bez wielkiej historii, normalnie po ludzku. Nie obiecywałbym jednak pieniędzy z poniedziałku, dopóki ich nie ma na koncie.

KasiaCzyta

Marek, ja bym pisała przed terminem. Tylko bez zdania, że w poniedziałek na pewno dopłacisz całość, bo klient też może się spóźnić z przelewem.

PawelK

Z mailem od klienta w całości bym uważał. Tam mogą być rzeczy handlowe, których wierzyciel nie musi oglądać.

Rafal72

Odpowiedź do: PawelK

No właśnie, nie wysyłałbym od razu całej korespondencji, ale też nie robiłbym z tego tajemnicy. Możesz opisać sytuację własnymi słowami i dodać, że masz potwierdzenie od klienta, gdyby było potrzebne. U mnie to było czytelniejsze niż dorzucanie kilku maili, z których potem ktoś łapał się za nie ten fragment. Najważniejsze, żeby kwota i termin zgadzały się z tym, co później faktycznie zrobisz.

ElaZeszyt

Ja bym przed pisaniem zrobiła sobie jedną zwykłą notatkę, choćby w roboczym mailu. Ile miała wynosić faktura, ile klient teraz uznaje, kiedy napisał o korekcie i kiedy deklaruje przelew. Do wierzyciela nie musisz przepisywać wszystkiego, ale jak masz to przed oczami, to nie mieszasz kwot. Miałam kiedyś podobny bałagan i z pośpiechu podałam inną datę niż ta, którą dostałam od klienta. Potem musiałam prostować i wyszło gorzej niż sama mniejsza wpłata. Lepiej krótko, ale na liczbach, które się nie rozjadą.

Anka1985

U mnie cisza do terminu zawsze robiła najwięcej szkody. Krótka wiadomość wcześniej jest mało przyjemna, ale potem nie zaczynasz rozmowy od tłumaczenia opóźnienia.

BasiaBudzet

Zostaw sobie margines w tej wiadomości. Jak klient napisał „przelew w poniedziałek”, to ja bym nie pisała wierzycielowi, że w poniedziałek na pewno dopłacisz.