Klient nie zapłacił faktury, a rata za kilka dni. Uprzedzać wierzyciela?

Ta faktura od klienta jest już po terminie, czy jeszcze nie? Bo inaczej wygląda rozmowa, jeśli on już zalega, a inaczej jeśli tylko zapowiedział, że zapłaci później. Masz od niego maila z konkretną datą przelewu, czy raczej takie luźne „w przyszłym tygodniu”? I rata u wierzyciela jeszcze nie minęła, dobrze rozumiem?

Faktura jest po terminie o tydzień. Mam maila od klienta z wczoraj, że przelew zrobią najpóźniej w poniedziałek, ale to nadal tylko ich deklaracja. Moja rata wypada w piątek, więc nawet przy ich poniedziałku będę kilka dni po terminie. I tu mam zagwozdkę, czy w ogóle pokazywać wierzycielowi tego maila, czy tylko powiedzieć, że czekam na opóźnioną płatność.

Ja bym ten mail potraktowała bardziej jako tło niż dowód, że pieniądze będą. Możesz powiedzieć, że masz zapowiedziany wpływ i dlatego prosisz o kilka dni, ale uważałabym ze stwierdzeniem, że na pewno zapłacisz w poniedziałek albo wtorek. Jak klient znów przesunie, to drugi telefon będzie dużo gorszy. Lepiej chyba powiedzieć: mam opóźnioną należność, teraz mogę wpłacić tyle, resztę planuję po wpływie.

Miałem podobnie w sklepie, przy większym zamówieniu dla stałego odbiorcy. Też czekałem na jego przelew i rata wypadała mi wcześniej. Zadzwoniłem dwa dni przed terminem, bez kombinowania, że wpływ mi się przesunął i nie chcę tego przemilczeć. Wpłaciłem wtedy część, niedużą, ale od razu podałem, kiedy chcę dopłacić resztę. Zachwytu po drugiej stronie nie było, wiadomo. Ale było spokojniej niż przy wcześniejszej akcji, kiedy przeczekałem termin i dopiero potem się tłumaczyłem. Tylko nie mówiłbym, że kasa od klienta jest pewna, dopóki jej nie ma.

Po telefonie puściłbym krótkiego maila, nawet jeśli sama rozmowa będzie normalna. Bez wielkiego pisma, po prostu: rozmawialiśmy dziś, teraz idzie taka kwota, reszta w takim terminie. Przy stresie i kilku telefonach łatwo potem pamiętać coś inaczej. Taki ślad w mailu bywa nudny, ale czasem oszczędza drugiego tłumaczenia.

U mnie w warsztacie była taka historia z flotą, która trzymała płatność prawie dwa tygodnie. Rata za sprzęt szła wcześniej, a ja sobie powtarzałem, że zaraz wpadnie przelew. No i człowiek tylko odświeżał konto. Za pierwszym razem siedziałem cicho, bo myślałem, że może rano będzie kasa. Nie było, a po południu już oni dzwonili i rozmowa od razu była z pozycji tłumaczenia się. Przy kolejnej podobnej sytuacji zadzwoniłem sam przed terminem. Powiedziałem, że mam opóźnioną płatność od klienta, ale nie uciekam od raty i dam znać po wpływie. Nie było miło, ale dużo mniej nerwowo niż wtedy, kiedy czekałem do końca.

Ja bym dzwonił przed terminem. Najgorzej czekać, aż oni zadzwonią pierwsi, bo wtedy od razu jesteś w defensywie.

A ile możesz przelać teraz bez rozwalenia sobie pracy na następny tydzień? Nie chodzi mi o prywatne rzeczy, tylko czy to jest kwota naprawdę symboliczna, czy coś, co druga strona zobaczy jako ruch. Sama zapowiedź „zapłacę po przelewie od klienta” bywa słaba. Mała wpłata plus konkretna data dopłaty brzmi inaczej, tylko nie kosztem materiałów do zleceń.

Teraz dałbym radę przelać około jedną piątą raty. Więcej nie bardzo, bo muszę mieć z czego kupić materiały do dwóch zleceń w przyszłym tygodniu. I właśnie tego się boję, że z jednej strony pokażę, że nie znikam, a z drugiej taka wpłata będzie wyglądała jak ochłap. Gdyby klient zapłacił, zamknąłbym całość od razu i nie byłoby tematu.

Miałem prawie identyczną proporcję przy racie za wyposażenie warsztatu. Też mi było głupio dzwonić z jedną piątą, bo miałem wrażenie, że tylko się ośmieszę. Powiedziałem jednak normalnie, że tyle mogę puścić dziś, a resztę po wpływie z faktury, którego się spodziewam w konkretnym terminie. Ważne było chyba to, że nie udawałem, że ta mała kwota załatwia sprawę. Oni dopytywali, kiedy będzie reszta i skąd, ale rozmowa nie poszła w stronę „nie płaci pan nic”. Jak klient zapłacił, dopłaciłem i wysłałem potwierdzenie. Nie twierdzę, że każdy wierzyciel tak podejdzie, ale mała wpłata sama w sobie nie musi wyglądać źle, jeśli od razu mówisz, co dalej.

Przy ratach dużo robi sam rytm kontaktu. Jeśli do tej pory płaciłeś albo chociaż odzywałeś się na czas, to telefon przed terminem brzmi inaczej niż cisza po terminie. Ja bym nie zaczynał od długiej historii o kliencie, tylko od tego, ile możesz wpłacić teraz i kiedy realnie wracasz z resztą. Opóźniona faktura tłumaczy sytuację, ale wierzyciel i tak będzie patrzył na twoją ratę.

Po telefonie serio wyślij maila. U mnie raz rozmowa była bardzo miła, a tydzień później nikt już nie pamiętał ustalonej daty.

U mnie większy problem robiło milczenie niż samo kilka dni obsuwy. Jak powiedziałam wcześniej, co się dzieje, rozmowa była trudna, ale bez takiego tonu, że kogoś unikam.

Pilnuj tylko jednej wersji daty. Jeśli klient znowu przesunie przelew, lepiej od razu powiedzieć, że termin się zmienił, niż w każdym telefonie podawać nową pewną datę.