Klient zatrzymał kaucję z ostatniej faktury. Jak to pokazać wierzycielowi?

MalyBiznesMarek 28.08.2026

Mam małą firmę usługową i od kilku miesięcy spłacam ugodę. Ostatnie zlecenie miało mi trochę odetkać sytuację, bo faktura była większa niż zwykle. Tylko że klient przy płatności zatrzymał część pieniędzy jako kaucję gwarancyjną. Było to w umowie, więc nie jest tak, że mnie zaskoczyli zupełnie bez podstawy, ale ja chyba za optymistycznie policzyłem tę fakturę pod ratę i bieżące koszty. Wierzyciel znał moją wcześniejszą deklarację, a na koncie mam teraz mniej, niż zakładałem. Ta kaucja ma wrócić za jakiś czas, jeśli nie będzie reklamacji, tylko ja tych pieniędzy dziś fizycznie nie mam. Mam umowę i krótkiego maila od klienta, że zatrzymują część do konkretnego terminu. Jak to pokazaliście wierzycielowi, jeśli mieliście podobnie? Wystarczy napisać, że część faktury została zatrzymana, czy lepiej dosłać fragment umowy albo mail od klienta? Nie chcę brzmieć, jakbym się wykręcał, ale też nie chcę obiecać raty z pieniędzy, których jeszcze nie dostałem.

Rozmowa

Dyskusja

14 komentarzy

KrzysiekFaktury

Masz to zatrzymanie kaucji na mailu albo w umowie, czy tylko wyszło przy przelewie? Pytam, bo inaczej brzmi konkret z terminem, a inaczej samo tłumaczenie, że klient mniej zapłacił.

MalyBiznesMarek

Odpowiedź do: KrzysiekFaktury

Jest zapis w umowie, że część zostaje na kilka tygodni po odbiorze usługi. Mam też mail od klienta, gdzie podali, ile zatrzymują i do kiedy. Tylko właśnie nie wiem, czy pokazywać im całość, bo w umowie jest sporo szczegółów zlecenia i danych klienta.

Anka1984

Odpowiedź do: MalyBiznesMarek

Skoro masz maila z terminem, to ja bym zaczęła od niego, a nie od całej umowy. Wystarczy pewnie pokazać, że taka część jest zatrzymana i kiedy ma wrócić. Resztę bym zasłoniła albo pominęła, bo potem ktoś może zacząć dopytywać o rzeczy, które nic nie zmieniają przy racie.

BasiaBudzet

Ja bym tego nie liczyła tak, jakby cała faktura była już do dyspozycji. W ugodzie lepiej chyba podać kwotę, którą naprawdę możesz wysłać, nawet jeśli jest niższa. Raz miałam podobnie z pomniejszonym wpływem i napisałam po prostu, że w tym miesiącu realna wpłata będzie mniejsza, bo część pieniędzy jest zatrzymana.

LeszekKsiegowy

U mnie była podobna historia przy większym zleceniu, tylko tam klient trzymał końcówkę do poprawkowego odbioru. Nie wysyłałem całej umowy, bo sam bym nie chciał, żeby takie dokumenty krążyły dalej. Napisałem wierzycielowi, że faktura została opłacona tylko częściowo, a reszta jest zatrzymana do podanej daty. Dołożyłem potwierdzenie wpływu tej mniejszej kwoty i fragment maila od klienta, bez danych, które nie miały znaczenia. Nikt się nad tym nie zachwycał, ale przynajmniej było widać, skąd wzięła się różnica. Pilnowałbym tylko, żeby nie robić z tego opowieści o sporze z klientem, bo wtedy temat się rozjeżdża.

JarekZeSklepu

Nie miałem kaucji gwarancyjnej jeden do jednego, ale klient też przytrzymał mi końcówkę płatności i rata wypadała wcześniej. Zrobiłem wtedy tak, że puściłem część, którą mogłem puścić bez zostawiania firmy na zero. Do wierzyciela poszedł mail jeszcze przed terminem, że pełnej raty nie będzie, bo czekam na zatrzymaną końcówkę od klienta. Nie pisałem, że na sto procent dopłacę danego dnia, tylko że wtedy mam dostać wpływ i odezwę się z potwierdzeniem. Odpowiedź była krótka, bez żadnego ciepła, ale nie było też awantury. Dla mnie najważniejsze było to, że nie zniknąłem i nie udawałem, że problemu nie ma.

MartaW

Odpowiedź do: JarekZeSklepu

Jarek, a nie czepiali się, że wpłata była niższa niż w ugodzie? Tego właśnie bym się bała przy częściowej racie.

Janek78

Odpowiedź do: MartaW

Wtrącę się, bo miałem podobny układ z dopłatą po czasie. U mnie nie przeszło to jako normalna rata, ale też nikt nie zerwał rozmów, bo wysłałem potwierdzenie tej części i od razu napisałem, skąd brak reszty. Moim zdaniem najgorzej puścić mały przelew bez żadnego wyjaśnienia, bo wtedy po drugiej stronie mogą sobie dopowiedzieć cokolwiek.

WaldekUgoda

Cisza do dnia raty zwykle wygląda najgorzej. Nawet krótki mail przed terminem robi różnicę, bo nie wychodzi, że chowasz głowę w piasek.

PiotrMajster

Przy usługach takie zatrzymane końcówki potrafią wywrócić cały miesiąc, zwłaszcza jak wcześniej człowiek policzy wszystko na styk. Ja bym napisał wprost, że faktura nie dała takiego wpływu, jaki zakładałeś, bo część została zatrzymana. Bez roztrząsania, czy klient ma rację, bo wierzyciela i tak najbardziej interesuje, ile realnie możesz teraz wysłać.

KasiaCzyta

Nie opisywałabym całej historii z klientem. Wpływ jest mniejszy, kaucja ma termin zwrotu i dlatego teraz proponujesz tyle, ile możesz.

Rafal_81

Zostaw sobie kopię maila od klienta i tego, co wyślesz wierzycielowi. Po paru miesiącach naprawdę łatwo zapomnieć, co komu poszło.

Anka1984

I jeszcze uważałabym z tym, żeby nie wyszło, że pokazujesz więcej niż trzeba. Jeśli już załącznik, to raczej sam fragment o zatrzymaniu kaucji albo mail z zasłoniętymi danymi. Wierzyciel ma zrozumieć, czemu w tym miesiącu wpłata jest niższa, a nie poznawać szczegóły zlecenia.

BasiaBudzet

Niższa, ale pewna propozycja na teraz brzmi dla mnie lepiej niż rata liczona z kaucji, która dopiero może wrócić. Jak wróci, to możesz dopłacić albo wrócić do normalnej kwoty. Sama się kiedyś przejechałam na tym, że po dobrym zleceniu za szybko obiecałam wyższą ratę.